Dans le but d’améliorer les services Pep’s Up, nous sommes entrés en contact avec quelques associations. Parmi elles, Julien Verger nous a ouvert ses portes. Dans le comité de direction de trois associations : La sChOOL, Label Note et L’EDM Baous ; Julien va nous raconter comment ils (les membres du bureau) ont vécu leur aventure avec Pep’s Up.

Bonjour Julien, nous vous remercions d’avoir accepté notre appel à témoigner. Pouvez-vous nous raconter les activités de vos associations ?

« Je co-dirige l’association Label Note avec Sébastien Hamard. C’est une association qui porte le festival de musiques actuelles Les Nuits Carrées à Antibes ; elle porte aussi le festival international de street art Coul’Heures D’Automne qui a lieu aussi à Antibes. A côté de ça, nous avons un dispositif pédagogique qui s’appelle La sChOOL, centre d’art urbain et musical. C’est un équipement qui est divisé en différentes salles et qui accueille à l’année des musiciens, des expositions, des adhérents bénéficiaires d’ateliers d’art graphique, de danse et de musique. Là on est dans le club, donc il y a aussi des petits concerts : des concerts d’artistes locaux.

 

C’est assez large comme proposition et on a pris Pep’s Up pour gérer la partie administrative de nos adhérents. Donc pour pouvoir gérer les fiches d’adhésion, les règlements des parents, avoir toutes les informations des enfants, etc. Dans notre site internet laschool.fr, on a créé une partie « pédagogie ». Quand on clique sur « Ateliers pédagogiques », on bascule sur le site Pep’s Up. Comme ça, on a vraiment une partie  dédiée à cette activité. 

J’ai mis en place Pep’s Up dans d’autres associations comme l’Ecole De Musique des Baous. C’est une association qui crée le lien entre des habitants et la pratique musicale sur cinq (5) communes du territoire des Alpes Maritimes. Ce site de Pep’s Up nous permet de pouvoir gérer tous nos adhérents et cet outil est bien plus pratique que les méthodes qu’on utilisait avant, à savoir les fichiers Excel. A un moment, on se sentait un peu limité avec ça ; et c’est là qu’on a découvert la solution Pep’s Up. Et depuis, on est très content.

A part le tableau Excel, comment gériez-vous vos associations avant de croiser la route de Pep’s Up ?

« On a un petit lecteur de carte, SumUp, qui nous sert pour le sChOOL Club quand il y a des concerts et tout ça. Avant Pep’s up, on s’en servait pour encaisser les parents qui souhaitaient payer par Carte Bleue. Tout le reste, c’était par chèque ou par virement automatique. A côté de ça, on avait le fichier Excel. Sur internet, on avait une partie qui présentait la pédagogie avec un petit descriptif des profs, les horaires… mais c’était sur un seul onglet. C’est tout ! On faisait avec ça. »

Parmi tous les services de Pep’s Up, lequel est pour vous le plus intéressant ?

« Ce qui nous plaît le plus, c’est la gestion automatique des virements, et la connexion qu’il y a entre le site internet, la fiche d’adhésion et la comptabilité. 

C’est ça qui nous a séduit : 

• Un parent sa famille, 
• L’association reçoit  un mail, 
• on a un nouvel adhérent, 
• je valide le dossier, 
• la famille paye alors son inscription en Carte Bleue par exemple ou via Stripe, 
• ça rentre automatiquement dans la comptabilité
• sur sa fiche, je vois où il en est.

Ça pour nous, c’est quelque chose de super. C’est vraiment super ! »

Et maintenant, grâce à Pep’s Up, est-ce que vous avez pu augmenter le nombre des adhérents ?

« Je ne pense pas que l’outil Pep’s Up soit un outil qui permette de communiquer pour augmenter son nombre d’adhérents. C’est notre site internet qui nous permet d’augmenter, en partie, ce nombre. Sur ce site internet, il y a une page Pep’s Up et dans ce sens-là, on pourrait dire « oui », mais ce n’est pas l’outil qui fait ça, c’est notre communication. »

Pour vous, est-ce que Pep’s Up représente un bon investissement ?

« C’est un bon investissement parce qu’en plus de ça je m’en sers même pour faire ma compta perso. Je me suis créé un compte Pep’s Up personnel. J’ai regardé un peu tout ce qui se faisait en proposition dans les applications, les sites internet… L’ergonomie du logiciel est quand même vraiment super. Donc, je m’en sers carrément pour faire ma compta -maison-. »

Des critiques ou des remarques à faire par rapport à Pep’s Up ?

« Ce n’est pas vraiment une critique, mais bon… 

Si ça se trouve, le logiciel le propose déjà, c’est juste qu’on ne s’est pas assez penché sur la question. Deux fois par an, on aimerait envoyer une appréciation des professeurs aux parents des adhérents.

Alors pour le moment, on a peut-être trouvé la solution en donnant le rôle « communication » à nos profs pour qu’ils puissent accéder à Pep’s Up ou rentrer dans la base de données, aller sur la fiche de leurs élèves et contacter par e-mail. Le problème, c’est que pour nous, ce sont des données trop sensibles. On ne veut pas les partager avec les profs parce qu’il ne faut surtout pas qu’ils modifient la fiche par exemple en faisant une fausse manipulation ou des trucs comme ça. 

En fait le problème du rôle « communication », c’est qu’il donne l’accès à la gestion aussi. Ce qui serait super, c’est qu’il y ait un outil qui permette aux profs de pouvoir envoyer eux-mêmes leurs appréciations à leurs élèves via Pep’s Up. Un accès ‘Prof’ par exemple qui est très sécurisé où ils ne peuvent toucher à rien sauf aux appréciations. Ça serait super.

Il y a un autre truc aussi qui serait super, peut-être que ça existe aussi et qu’on ne l’a pas trouvé. En début d’année, on propose un prix. Par exemple les ateliers individuels, c’est 610 euros l’année. La personne s’inscrit en début d’année. La personne qui s’inscrit deux semaines après, elle ne paie plus 610 euros, elle paie 610 euros moins (-) deux ateliers. Est-ce qu’il existerait ou est-ce qu’il serait envisageable de créer un outil qui permette à nos prix de s’adapter en fonction du temps qui passe. C’est-à-dire d’appliquer quelque chose pour que de semaine en semaine, les prix s’ajustent tout seul. A ce jour, on a une boutique avec 50 produits parce que chaque semaine on crée un nouveau produit. »

Vous avez quelque chose à rajouter à part cela ?

« Non franchement c’est super. Vous avez un bel outil, c’est très bien. On a passé du temps à rechercher un logiciel avant de prendre Pep’s Up, on devait avoir une dizaine de services comme le vôtre à notre étude. Donc on a fait le point sur tous les services et nous avons décidé que c’était le meilleur outil. Donc, j’espère que vous allez continuer parce que c’est vraiment Top. »