La réussite de tout projet réside dans le respect du plan établi, mais surtout dans la réactivité face aux imprévus. L’organisation d’un événement pour association n’est jamais facile. C’est pour cette raison que nous avons regroupé les principaux problèmes que vous aurez l’habitude de rencontrer dans l’organisation d’un événement associatif.
La répartition des tâches
Qui fait quoi ? Une question répétitive dans l’organisation d’un événement et une des premières difficultés à affronter. En cela, il est important de commencer par la répartition des tâches. En même temps, cela renforcera le sentiment d’appartenance des adhérents et réduira la pression au sein du bureau. De ce fait, la préparation de l’événement sera optimisée et personne ne se sentira négligé.
Aussi, vous devez toujours penser à attribuer une tâche donnée à plusieurs personnes. Le but de cette action est de faire en sorte que si jamais un ou plusieurs adhérents sont absents, d’autres personnes combleront le vide.
Le suivi des paiements
Dans la majorité des cas, un événement associatif a pour objet d’améliorer la situation financière de l’association. Vous devez alors assurer le suivi des paiements si vous souhaitez maximiser les bénéfices. L’idéal serait d’opter pour un logiciel de gestion associative qui a été conçue justement pour cela. Toutefois, vous pouvez aussi dresser une liste sur Excel et y noter les billets payés, ceux en attente de paiement et les non-vendus.
Il est important de toujours faire un suivi des paiements dans le cas où, exceptionnellement parlant (comme une crise sanitaire par exemple), votre événement est annulé. Vous devez avoir la capacité de rembourser correctement ceux qui ont réservé leur place pour l’événement.
Aussi, vous devez établir un suivi des paiements surtout lorsque vous avez plusieurs moyens de paiement disponibles.
Ne sous-estimez pas le nombre d’invités
Certes, il est possible de calculer – approximativement – le nombre d’invités. Toutefois, vous et les membres du bureau devez toujours voir les choses en grand. Il se peut que des centaines de personnes n’achètent leurs billets que lors de l’événement en question. Pensez à établir une certaine marge afin d’éviter cet imprévu fréquent.
Choisissez les bons prestataires
Vous devez faire le bon choix quant à vos fournisseurs. N’hésitez surtout pas à mener vos propres recherches. Choisissez ceux qui ont les meilleures réputations, dont particulièrement en cas d’imprévus. Il serait préférable également de choisir ceux qui exercent près du lieu de l’événement. De ce fait, leurs frais de déplacement seront réduits et vous aurez la chance d’être livré rapidement avec un risque d’accident réduit.
Tout ne peut être parfait, mais vous pouvez tout de même anticiper pour réussir votre événement. A chaque décision prise, pensez à un plan de secours. Peut-être qu’au final, votre association gagnera bien plus que des ovations. Des généreux donateurs se cachent probablement parmi l’assistance et de nouveaux adhérents seront potentiellement prêts à s’adonner à votre cause.
