Votre association souhaite-t-elle réussir l’organisation de son événement ? Nous avons regroupé pour vous les 5 passages obligatoires pour assurer la réussite d’un événement pour association.
1 – Définissez le but et la nature de votre événement
Comme toute organisation lambda, une association organise un événement pour une raison ou pour une autre. Que ce soit pour collecter des fonds ou pour faire connaître les activités de votre association, il est impératif de fixer un objectif précis pour que tous les membres de l’association se donnent à fond.
Quelle est la nature de votre événement ? Conférence, journée porte ouverte, séminaire… la nature de l’événement est facilement identifiable après avoir fixé l’objectif de l’événement.
2 – Trouver le lieu et la date de l’événement
Dans le but de « sécuriser » l’organisation de votre événement associatif, nous vous conseillons de choisir une date plus ou moins éloignée (au moins 3 mois) afin de faciliter la réservation du lieu de l’événement. Il serait également préférable de trouver une date et un emplacement alternatifs en cas d’imprévus. Si vous hésitez à fixer la date de l’événement, pensez à la disponibilité de votre cible.
3 – Travaillez en équipe
Une association se gère ensemble et se développe ensemble. Il est de ce fait primordial d’impliquer tous les membres de l’association dans l’organisation de l’événement. D’un côté, cela allègera le travail des membres du bureau tout en accélérant celui-ci, et d’un autre côté, les adhérents se sentiront impliqués au développement de l’association. Par la même occasion, cela renforcera le lien entre tous les membres de l’association.
4 – Prévoyez tout afin d’éviter les mauvaises surprises
Établissez un planning à suivre durant l’événement. Ceci dit, préparez-vous à toutes les éventualités. Prestataire en retard, sonorisation en panne, intervenant absent à la dernière minute… Avec les membres du bureau, préparez toujours une solution d’urgence afin d’éviter le désagrément face à l’assistance, le moment venu. Aussi, vous devez toujours disposer du budget nécessaire pour rembourser les billets si jamais, en cas de malheureux hasard, votre événement serait annulé.
5 – Faites connaître votre événement
La communication est une des clés pour réussir l’organisation d’un événement. Actuellement, grâce aux moyens technologiques, vous avez la possibilité de promouvoir votre événement à moindre coût. Concevez une affiche attractive et publiez-la sur les réseaux sociaux, ainsi que sur le site internet de votre association.
Si vous ciblez un public qui a des difficultés dans l’utilisation des nouvelles technologies, nous vous conseillons d’utiliser les moyens de communication classiques. Collez des affiches un peu partout dans la ville, intervenez dans des émissions télévisées, distribuez des flyers…
Faites tout ce qui est nécessaire pour populariser votre événement. Toutefois, n’oubliez pas de mettre en avant votre association et de faire une petite introduction de ses activités pour que le public puisse se familiariser rapidement avec elle durant l’événement.
