Une association active a pour obligation de trouver les ressources nécessaires pour faire tourner ses activités. Organiser un événement associatif payant fait partie des moyens les plus efficaces pour booster rapidement les finances de votre association. Dans cet article, vous allez découvrir les différents aspects à revoir pour réussir l’organisation d’un événement associatif payant ; dont principalement la gestion de la billetterie.
Les normes légales à respecter
La billetterie est la base de tout événement payant. C’est grâce à celle-ci que vous évaluerez l’étendue de votre événement. Elle vous sera d’une grande aide également lorsque vous allez faire le bilan de l’événement. Selon la législation, les billets que vous allez mettre en vente doivent être traçables. Pour cela, chacun d’entre eux doit mentionner aux moins ces informations : date et lieu de l’événement, l’émetteur de la billetterie (votre association) …
Utilisez des logiciels numériques pour suivre la progression de vente
Il est important d’avoir la possibilité de suivre en temps réel la vente de vos billets. Vous avez la possibilité de mettre en place un tableur Excel sur lequel les membres du bureau peuvent faire un suivi de la vente. Même si l’idéal serait d’utiliser un logiciel de gestion associative (tel que Pep’s Up) qui propose un module spécifique pour la billetterie, d’autres alternatives restent existantes.
Pourquoi privilégier l’utilisation des billets numériques ?
La mise en place d’une billetterie en ligne est une réelle solution pour améliorer la gestion de votre événement. Du côté de l’association, le suivi sera beaucoup plus simplifié. C’est également une idée à ne pas prendre à la légère si votre association défend une cause écologique puisqu’il est prouvé que la billetterie en ligne réduit fortement le gaspillage de papier.
Du côté des acheteurs, cela leur offre le choix entre différents types de paiement (virement bancaire, PayPal…). Aussi, ils peuvent choisir entre diverses modalités de paiement selon l’exigence imposée par l’association. Le Jour J, les invités n’oublieront plus leurs billets puisque ces derniers seront disponibles sur leur smartphone.
Prévoir tout de même des billets « physiques » supplémentaires
Il est possible que certaines personnes ne soient pas à l’aise avec les billets numériques et préfèrent utiliser les billets ordinaires. Pour cela, il serait important de toujours imprimer quelques numéros supplémentaires, et particulièrement durant l’événement.
Pourquoi est-ce si important de faire un suivi de la billetterie ?
Il est indispensable de suivre la vente de vos billets pour ces quelques raisons non-négligeables :
- Evaluer l’impact financier de votre événement
- Anticiper le nombre de billets supplémentaires à produire (spécialement pour les événements en plein air)
- Mesurer la réputation de votre association avant, durant et après l’événement
- Garantir une totale transparence au sein du bureau et éventuellement, entre la comptabilité et les autres branches du bureau.
- Être dans la capacité de rembourser les personnes qui annulent leur réservation au dernier moment
- Sécuriser la réussite de votre événement.
