La gestion des membres est une des branches les plus compliquées dans la gestion de son association. Afin d’optimiser au maximum la gestion des adhérents, les associations utilisent ce qu’on appelle « la base de données ». Si vous avez des difficultés à gérer vos membres, cet article est fait pour vous.

La base de données : ça sert à quoi exactement ?

Une base de données sert avant tout à stocker toutes les informations concernant les membres de votre association. Elle contient les informations personnelles de base : nom, prénom, adresse… et les coordonnées de la personne : adresse e-mail, numéro mobile… Pour l’association, avoir une base de données fonctionnelle permet non seulement de faciliter la communication, mais elle permet également aux membres du bureau d’améliorer l’organisation des diverses activités. 

Ce que vous devez faire pour avoir une base de données fonctionnelle

Comme il est mentionné précédemment, une base de données est un outil essentiel servant à assurer la continuité des activités associatives. De ce fait, si vous souhaitez parfaire la gestion de la base de données de votre association, vous devez :

• L’actualiser : une base de données exploitable est une base de données actualisée, il faut alors que celle-ci soit régulièrement mise à jour. Actualiser la base de données évite aux membres du bureau de se tromper sur les informations relatives aux membres.
• La rendre accessible : il est fondamental, voire impératif, de rendre la base de données accessible à tous les membres du bureau. Pour certaines associations, la base de données est accessible même aux simples adhérents. 
• Eviter la base de données en papier : certaines associations continuent d’utiliser des archives en papier pour stocker les informations concernant leurs membres. Pourtant, cette pratique est fortement déconseillée. Les membres du bureau doivent constamment se déplacer au siège de l’association pour obtenir ne serait-ce qu’un simple contact téléphonique. Aussi, il se peut que les archives en papier occupent beaucoup d’espaces ; sans parler des nombreuses tâches requises pour la garder fonctionnelle. 

Ces manipulations font partie des plus basiques si vous souhaitez assurer le bon fonctionnement de votre association en se fiant sur la base de données. 

Optez pour la solution Pep’s Up pour gagner en efficacité

Pep’s Up est certainement la solution qui répond au mieux à vos besoins si vous n’avez pas le temps d’entretenir manuellement la base de données de votre association. Plus que cela, Pep’s Up est un logiciel de gestion associatif permettant de manager efficacement son association. Ce logiciel permet aux membres du bureau de bénéficier d’une base de données ergonomique, automatisée et disponible partout.

En utilisant Pep’s Up, plus besoin d’ajouter manuellement les données. À chaque fois qu’un nouveau membre finit son inscription, les informations sur ce dernier seront automatiquement mises à jour dans la base de données. Peu importe l’endroit où vous et les membres de votre association vous vous trouvez, la base de données sera disponible sur tous vos écrans (PC, Mac, smartphone…). 

Mieux encore, la base de données fournie par Pep’s Up est reliée aux autre branches organisationnelles de l’association : comptabilité, site internet, gestion de membres…