Telle une petite communauté, une association fonctionne en promouvant l’intérêt collectif de ses membres. Pour que ces derniers restent soudés et interagissent entre eux d’une manière stable et agréable, il est important d’avoir une base de données fonctionnelle.
Qu’est-ce que la base de données des membres ?
La base de données des membres regroupe les informations primordiales de tous les membres de l’association. Généralement, la base de données met en avant les informations personnelles de chaque individu : nom et prénom, date de naissance, adresse…
Les avantages qu’elle procure à l’association (et à ses membres)
- Grâce à la base de données, les adhérents deviennent plus accessibles. Les membres du bureau peuvent avoir accès aux informations de tel ou tel individu en quelques clics.
- Plus la base de données est riche en informations, plus elle est facile à utiliser. Si vous utilisez la base de données fournie par Pep’s Up, les recherches se feront d’une manière simplifiée. Il vous sera possible de regrouper les membres selon un ou plusieurs critères bien définis.
- La base de données peut aider le bureau à faire un suivi des nouveaux adhérents. Pour le cas de la base de données fournie par Pep’s Up, les nouveaux adhérents sont automatiquement ajoutés à votre base de données.
- La base de données est personnalisable ! Il est possible d’ajouter une rubrique personnalisable sur laquelle les adhérents pourront répondre en fonction des exigences de l’association (sous forme de question-réponse ou de question à choix multiples…). Par la même occasion, il vous sera possible d’ajouter un formulaire ou un fichier que l’adhérent pourra accéder et/ou modifier etc.
Privilégiez la base de données numérique !
Si votre association existe depuis un certain temps, il est fort probable que votre base de données est en version papier, ou un peu mieux, en version Excel. Pour une base de données en version papier, certes les informations sont accessibles à tout moment SI vous en êtes le responsable. Par conséquent, vous serez le seul à pouvoir consulter ce document. Pour une base de données sur un tableau Excel, tous les membres du bureau peuvent en avoir une copie. Seulement, une seule personne pourra la mettre à jour et il faudra recopier manuellement le fichier. Sauf, s’il est bien évidemment stocké en ligne.
Ce qu’on entend par une vraie base de données numérique, c’est une base de données reliée à toutes les autres branches de l’organisation et qui se met automatiquement à jour. Tel est le cas de la base de données que Pep’s Up propose à ses associations clientes. Toutes les informations sont automatiquement actualisées. Dès l’arrivée d’un nouvel adhérent, vous n’aurez plus besoin de faire des insertions manuelles.
Aussi, la principale raison qui devrait vous pousser à opter pour une base de données numérisée est l’accessibilité. Tous les membres du bureau auront accès à la base de données, automatiquement actualisée. De ce fait, vous allez grandement faciliter l’organisation de vos diverses activités en regroupant les bonnes personnes grâce à la base de données.