Ça y est, la fête de fin d’année est terminée, on range les cotillons, on va pouvoir réunir le bureau pour préparer la prochaine rentrée et ensuite les vacances 🙂

Aie aie on sent déjà les difficultés de la gestion de la rentrée qui vont arriver à vitesse grand V… C’est fou les sueurs froides qu’on peut avoir alors qu’il fait 38°C dehors…

Ne me dîtes pas que vous ne redoutez pas cet afflux de 200 personnes d’un coup dans votre local ?

Il faut dire que c’est pas simple à gérer, la rentrée dans une association. Vous êtes sur tous les fronts :

• le bureau à gérer
• les intervenants extérieurs
• les locaux
• les activités
• la communication
• la gestion des équipes
• la refonte du site web un peu vieillot ?
• et la préparation de l’adhésion à l’association…

On va se focaliser ici sur la gestion de l’adhésion à votre association et toutes les difficultés que vous rencontrez au fil des années.

Etape 1 : Création de la fiche d’adhésion

Vous avez essayé d’être le plus clair possible, de demander suffisamment d’informations personnelles, mais pas trop.

Vous allez essuyer les plâtres la première année et intégrer les retours l’année suivante, mais globalement vous allez surement garder votre fiche d’adhésion un bon nombre d’années.

Vous allez présenter les différents produits disponibles, avec ou sans cotisation, un ou deux cours par semaine, avec  vos différentes réductions et toutes les combinaisons possibles que cela permet…

Notez que si vous avez trop de produits, cela devient vite compliqué pour l’adhérent et choisir le bon produit peut vite être un casse-tête. (mon fils, il est benjamin ou minime déjà ??)

Autre point délicat de cette manière de faire, c’est l’aspect écologique. Eh oui, vous imprimez combien de ces fiches d’adhésions ? La fiche est constituée de combien de pages ?

Toujours délicat mais la dématérialisation de ce genre de systèmes est un gros plus pour notre petite planète…

Etape 2 : Communication sur l’adhésion à l’association

Entre les anciens adhérents, les nouveaux, les adresses emails que vous avez, bien communiquer auprès de votre public est indispensable.

Certains auront aussi la chance d’avoir un local et donc il sera possible pour les adhérents et les nouveaux adhérents de passer au local récupérer la fameuse fiche d’adhésion. Faut-il encore que votre permanence soit là 😉

Vous pouvez aussi scanner le document et le mettre en ligne sur votre site internet, disponible au téléchargement.

Il y a aussi le fichier en pièce jointe dans les mails, mais là attention aux difficultés techniques et à pas bloquer les boîtes mails de vos adhérents avec des fichiers volumineux non optimisés.

Etape 3 : Récolte des fiches d’adhésion

La première difficulté, c’est comment faire en sorte que les fiches d’adhésion soient BIEN remplies ? Faire en sorte qu’on ait bien le certificat médical, que les réponses obligatoires soient bien renseignées, etc etc…

Autre désagrément de la fiche d’adhésion papier pour vos adhérents :  le fait de ressaisir chaque année toujours les mêmes informations. La plupart du temps, les informations que les adhérents ont saisi l’année précédente n’ont pas changé. Eh oui, on déménage pas tous les ans. Donc si ca fait 5 ans que vous êtes dans la même association, ça peut faire 5 ans que vous remplissez toujours les mêmes informations.

En plus, quand vos adhérents déménagent, et qu’ils souhaitent vous tenir au courant, là arrive la galère de retrouver le dossier d’adhésion, de la bonne année, et de mettre à jour la bonne adresse.

Autre retour, quand vous avez une famille qui veut vous rejoindre, le dossier d’adhésion complet devient très épais… Attention à ne pas perdre de feuilles, ne pas mélanger, etc etc…

Etape 4 : Validation des fiches d’adhésions et calcul des montants à payer

Le process de récolte des dossiers d’adhésion est plus ou moins long. En effet, tout le monde ne va pas vous rendre sa/ses fiches d’adhésions au même moment. Il est conseillé de valider les fiches le plus tôt possible pour optimiser dans le temps les allers retours entre vos adhérents et le bureau.

Là on retrouve plusieurs techniques :

• Un local et un permanent qui va récolter les fiches. Le plus souvent, la validation se fait dans la foulée, sauf si on se retrouve avec une file d’attente de 10 personnes car cela pourrait vite être pire qu’aller voir son médecin.
• Un membre du bureau qui récolte les fiches d’adhésion sur le lieu de l’activité. On retrouve vite les mêmes contraintes, un regard rapide sur la fiche mais la vérification se fera au calme à la maison…

Voilà, vous avez un carton plein avec 200 dossiers à valider, vérifier les fiches, vérifier les certificats médicaux si besoin, vérifier les produits choisis et les montants calculés par les adhérents, ainsi que le choix des réductions si vous en avez mis en place.

On sent bien que ca peut vite devenir une énorme galère tout ca…

Vous l’avez aussi reçu le fameux chèque, avec un nom que vous ne connaissez pas, un montant improbable, et donc c’est pour payer quoi ce chèque ?

Courage, ce n’est pas terminé, les soucis d’argent pointent le bout de leur nez!

Etape 5 : Finalisation des fiches et suivi des paiements

Bon, le travail le plus visible par les adhérents est fini. Eh oui, le travail de l’ombre n’est pas terminé.

Les dossiers sont complets, vous avez reçu les paiements ou vous allez les recevoir au fil des prochaines semaines.

Donc pour chaque dossier d’adhésion, le challenge c’est de savoir qui a payé, combien il reste à payer… Gérez les difficultés de paiements des adhérents qui se retrouvent en Septembre à gérer de front la rentrée scolaire, les activités, de nombreux frais… et souvent le paiement en plusieurs fois…

Ensuite, quand vous avez récolté les chèques ou le liquide, il faut les stocker chez vous. Il faut aussi organiser le dépôt des chèques à la banque en fonction des contraintes de dates souhaitées. Vous fonctionnez avec des enveloppes ? Une par mois avec dedans les chèques de la bonne période. Ensuite vous vous faîtes un bordereau de dépôt de chèque en reprenant les informations sur le chèque (émetteur, nom banque, montant) ?

Ah si seulement les adhérents pouvaient payer en ligne…

Dernière étape : Finalisation de la comptabilité et communication auprès des adhérents

Le mieux c’est tenir votre comptabilité à la semaine, sinon vous allez vous faire déborder.
200 adhérents, 3 chèques chacun, ça fait 600 lignes comptables à renseigner… Attention aux erreurs d’inattention, de saisie, etc.

Et tout ça se termine ? fin décembre… Il y a surement moyen de faire mieux, non ?

Allez à vous maintenant : racontez nous comment vous gérez l’adhésion à votre association. Vos trucs et astuces, vos retours d’expériences.

Dans un prochain article, je vous expliquerai ce que peut apporter l’adhésion en ligne à votre association et ensuite comment mettre en place l’adhésion en ligne avec une plateforme comme Pep’s Up et ce que cela peut vous apporter 😉