Après avoir identifié toutes les plus grosses difficultés de la rentrée de votre association, il est temps de positiver et de voir tous les avantages que l’adhésion en ligne peut apporter à votre association et aux membres du bureau 😉

C’est quoi l’adhésion en ligne ?

On est en plein dans ce qu’on appelle la « dématérialisation ». On évite le papier quand cela n’est pas nécessaire et c’est pas plus mal pour notre chère vieille planète 😉

On se sert des processus informatiques pour faciliter la vie aux gens. Rien de plus ennuyeux et chronophage que de faire la queue pour aller déposer un « dossier » papier. Autant le déposer de manière électronique, depuis votre canapé… Car c’est chronophage pour les personnes du bureau de l’association, mais aussi pour les parents et autres adhérents. 10 minutes de perdues pour 200 adhérents, on approche les 34 heures d’économisées… C’est pas rien. Cela n’empêche pas, bien entendu, les gens de se voir, de se rencontrer, de discuter mais autant profiter au mieux des outils modernes qui peuvent nous faire tous gagner énormément de temps !!

Donner de votre temps pour votre association en tant que bénévole est déjà un très beau geste, mais passez du temps sur des tâches rébarbatives et ennuyantes, on risque de ne pas vous y reprendre à deux fois… J’ai déjà donné… Autant garder l’énergie de vos bénévoles qui n’est pas illimitée pour des actions plus enrichissantes. C’est bien mieux si vous voulez conserver la dynamique autour de votre association et garder le moral des troupes au beau fixe, voir même donner envie à d’autres de vous rejoindre 😉

Les avantages de l’adhésion en ligne ?

L’écologie

C’est le point positif le plus simple et rapide à visualiser. Plus de dossiers papiers à imprimer, les adhérents peuvent scanner les certificats médicaux et pas de stockage à la maison pour les dossiers papiers de vos adhérents.

Les documents à mettre à jour

Vos documents d’adhésion papier sont surement déjà informatisés. Ici vous allez pouvoir directement interagir avec les documents que vous demandez à vos adhérents. Vous remplacez facilement les vieux documents par les nouveaux, vous mettez à jour les informations nécessaires en 2-3 clics, et si rien n’a changé, encore mieux, rien à faire 😉

Les informations à saisir et celles obligatoires

L’adhésion en ligne vous permet de configurer au mieux les informations demandées à vos adhérents. Plus de vérification manuelle pour savoir si le certificat médical est bien présent ou telle ou telle attestation… C’est le système informatique qui fait cela pour vous… Vos dossiers sont complets et vous n’avez plus qu’à valider leur contenu.

Le choix de vos produits (cotisations par exemple)

Vous allez pouvoir décrire l’ensemble des produits que vous proposez, cotisations / licences et autres, leurs prix etc etc. La modification de vos produits se fera très simplement et les calculs se feront de manière automatique, donc plus d’erreur possible 😉

Il est aussi possible de mettre en place des produits de réduction, en fonction de la politique de tarif que vous avez mis en place en interne.

Communiquez simplement auprès de vos adhérents et anciens adhérents de l’ouverture de la campagne d’adhésion

Profitons au maximum de la dématérialisation en envoyant par mail les informations d’accès à votre campagne d’adhésion.

La saisie des mêmes informations chaque année

Les informations collectées dans une précédente campagne d’adhésion vont pouvoir resservir d’une année sur l’autre pour que vos adhérents se retrouvent avec un formulaire d’adhésion pré-rempli au maximum. Ils n’aurons qu’à apporter les modifications nécessaires ou à tout valider si rien n’a changé…

Validation de vos dossiers d’adhésion et calculs automatiques

Vous gardez la main sur qui vient ou qui ne vient pas dans votre association. Pour les refus en cas d’erreur sur les documents ou autre, votre système vous permettra de communiquer à l’adhérent son erreur qu’il pourra corriger tranquillement de son côté. En travaillant en déconnecté (pas besoin d’être en même temps dans la même pièce), on fait gagner du temps à tout le monde.

Facilitez vous la relance des dossiers

Avec un système tout connecté, vous pourrez identifier d’un coup d’œil les relances nécessaires ou les oublis de chacun. Les adhérents n’ont pas toujours la tête à l’association, mais un bref rappel peut les faire revenir vers vous facilement.

Suivi des dossiers d’adhésion et de l’avancement du paiement des dossiers

Vous pouvez voir d’un coup d’œil l’avancement de vos paiements avec le paiement en ligne mais aussi avec les paiements classiques. Vous verrez le reste à payer de chaque dossier d’adhésion et un récapitulatif vous montrera rapidement l’argent qui doit rentrer dans les caisses de l’association. La relance de paiement vous permettra aussi de rappeler les personnes qui ont juste oublié de régulariser leur situation.

Paiement en ligne et suivi de l’encaissement des chèques

Avec une plateforme d’adhésion en ligne vous allez enfin pouvoir proposer le paiement en ligne par CB à vos adhérents. Ils vous le réclament sûrement car c’est beaucoup plus simple pour eux et c’est un gain de temps énorme pour vous. Pas de dépôt de chèque à la banque, etc etc

Si malgré tout vous avez encore des chèques à gérer, le système dans lequel vous aurez enregistré vos chèques vous permettra de faire un suivi du paiement des dossiers aussi fin et vous aurez même des alertes pour aller encaisser vos chèques.

Les écritures comptables automatiques

Les dossiers sont stockés, validés, payés. Top!!! Sans un module d’adhésion complet, vous auriez toute la partie comptabilité à traiter. Avec un module d’adhésion complet, vu que vous avez configuré des produits en amont, que ces produits sont associés à des classes comptables, toute la comptabilité qui en découle est automatiquement saisie dans votre système!! Un gain de temps énorme pour le trésorier de l’association.

Comment mettre en place l’adhésion en ligne pour mon association ?

C’est souvent le point épineux car cela demande pas mal de compétences en informatique pour mettre en place tous ces rouages vertueux…

Un CMS pour la partie Site internet et communication, des plugins qui pourraient vous permettre de générer des formulaires configurables pour récolter vos adhésions. Vous n’aurez surement pas des dossiers par famille mais vous pouvez structurer cela dans un second temps.

Ensuite, il faut exporter les dossiers et faire le lien avec votre logiciel de comptabilité. Cela peut devenir compliqué pour assurer le suivi de chaque dossier et surtout le reste à payer pour chacun des adhérents…

Voilà, dans les grandes lignes, c’est dans le domaine du faisable, mais comme d’habitude, on est dans le château de cartes informatiques ou chaque mise à jour d’un composant du château peut tout bloquer… La plupart du temps, ce genre de solutions est portée par une seule personne, et cela devient la catastrophe quand ce génie quitte l’association (pour diverses raisons, perso/pro ou autres…)

ou alors… mais oui, c’est bien sûr, il existe en fait THE solution, un logiciel tout-en-un, qui vous met en place tous les mécanismes sans rien faire de votre côté… Le paradis… Ca vous dit rien ??

Il est vrai que le module d’adhésion en ligne de Pep’s Up répond à toutes ces problématiques, et cela sans aucune difficulté (Il y a même un guide pour vous aider 😉 Guide #3 adhésion en ligne )

Dans un prochain article, je vous expliquerai comment mettre en place l’adhésion en ligne avec Pep’s Up (pendant votre phase de test gratuite de 30 jours par exemple…)