Organiser des événements n’est pas une mince affaire, et nous sommes conscients de l’ampleur des tâches que cela peut demander. Le but dans la préparation d’un événement est de tout vérifier jusqu’aux moindres détails pour s’assurer que tout se passe comme prévu le moment venu.
L’organisation d’un événement associatif quel qu’il soit nécessite du temps et de l’énergie. Pour que vos précieux efforts ne soient pas vains, nous avons rassemblé quelques astuces pour vous aider à populariser les événements de votre association.
Avant toute chose, il est d’abord impératif de s’occuper de ces quelques points :
- Il faut définir l’objectif de votre événement (collecte de fonds, recherche de nouveaux volontaires…). Ainsi il sera beaucoup plus facile de le promouvoir. Assurez-vous également qu’il ne vous faudra pas d’autorisations particulières et qu’aucune obligation légale ne vous soit incombée. Les événements qui ont généralement besoin d’autorisation sont ceux qui occupent un espace public, les événements qui accueillent du public ainsi que les événements sportifs.
- Bien évidemment, il est important que le lieu et la date de votre événement soient bien étudiés. Assurez-vous que le timing ainsi que l’emplacement s’accordent bien avec l’objet de votre événement, cela facilitera également la promotion.
- Il est aussi important de bien définir le public cible. Il ne s’agit pas d’un travail très complexe puisqu’il vous suffit de déterminer sa catégorie. La communication et la promotion seront plus efficaces une fois la cible déterminée. C’est le point le plus important. La raison est que si vous ciblez les seniors, il vous faudra utiliser les moyens de communication habituels. Tout comme si vous ciblez les jeunes, il serait important d’investir vos efforts sur les réseaux sociaux et le web.
- Certains événements nécessitent des billetteries, il vous faudra également vous en occuper correctement avant de vous lancer dans la promotion de votre événement.
Quel canal utiliser ?
Vous avez le choix entre : les réseaux sociaux, votre site internet, les médias, les affichages et/ou flyers. Le choix sera évident si vous n’avez pas négligé les quatre points précédemment cités. Veillez toutefois à ce que votre support de communication arrive à transmettre le message à la cible que vous avez prédéfinie.
Les réseaux sociaux (Instagram, Twitter, Facebook…) sont généralement utilisés par les jeunes. Il vous faudrait tout simplement bien organiser et équilibrer le contenu de vos publications pour que ça soit efficace. Ils vous permettent ensuite de directement le partager et d’en spécifier l’audience.
Les médias, notamment la radio et la télévision, sont également appropriés qu’importe la catégorie ciblée. Si vous avez la possibilité de vous faire interviewer, de faire un petit passage dans une émission, ou d’occuper une petite place dans un article du journal, ce serait la meilleure option pour atteindre le maximum de personnes.
Les affiches et/ou flyers sont également une bonne option. Faites en sorte que le visuel soit bien attractif et que ça soit distribué ou affiché au bon endroit, toujours par rapport au public cible.
