Dès l’arrivée des premières questions jusqu’à la validation finale du nouveau membre, la gestion des nouveaux adhérents peut devenir un vrai parcours de combattant pour les membres du bureau. Nous allons vous aider grâce à ces 3 astuces à tester impérativement pour gérer efficacement l’adhésion à votre association.
1. Établissez un formulaire d’adhésion standard
Un des problèmes majeurs dans la gestion des adhésions dans une association est certainement de déterminer la cible. Contrairement à d’autres organisations où la cible est connue au préalable, une association peut en avoir plusieurs. Pour éviter de ralentir votre système d’adhésion, établissez un formulaire d’adhésion standard.
Ce qu’on entend par « standard » est très simple. Si votre association est présente depuis longtemps, inspirez-vous des questions fréquentes que les nouveaux adhérents ont l’habitude de poser et modifiez votre formulaire d’adhésion en y donnant des réponses pour les prochains arrivants. Comme une association est généralement ouverte à tout le monde, faites en sorte que toutes les informations touchent un public généralisé.
2. Travaillez en équipe
Dans une association, les membres du bureau sont les premiers responsables de la gestion des adhésions. Veillez donc à ce que les tâches soient réparties de manière équitable selon la capacité de chacun. Il est également important de noter que vous pouvez faire appel aux autres membres de votre association pour vous assister. Cette entraide renforcera le lien entre les membres de l’association et vous aidera à gagner davantage de temps.
Ensuite, c’est à vous de décider les méthodes qui correspondent le plus à votre fonctionnement. Vous pouvez par exemple répartir les tâches d’une manière chronologique. Un premier groupe veillera à la préparation des dossiers d’adhésion, un second s’occupera de l’organisation de l’adhésion proprement dite, et un troisième groupe fera le suivi des premières cotisations ainsi que les premières activités des nouveaux adhérents. En tout cas, cela représente beaucoup de travail pour les intervenants.
3. Choisissez un logiciel de gestion d’association
Comme pour le cas de nombreuses associations, choisir un logiciel de gestion d’association tel que Pep’s Up représente le meilleur investissement pour manager efficacement l’adhésion à son association. Le coût est moindre par rapport au gain de temps (et d’argent aussi) qu’il apporte. De plus, pour le cas de Pep’s Up, chaque service est interdépendant.
Par exemple, les premières cotisations des nouveaux adhérents sont instantanément mises à jour dans la comptabilité de votre association. Les nouveaux membres sont ajoutés automatiquement dans la base de données et aucune manipulation n’est nécessaire. Il vous suffit de créer un formulaire d’adhésion et tout s’enchainera automatiquement. Vous avez le choix entre accepter ou refuser l’adhésion d’un nouveau membre en consultant son dossier en quelques clics. Et tout cela est possible que ce soit chez vous, au bureau…
Suivez en intégralité l’arrivée des adhérents sur toutes les plateformes numériques et consacrez un peu plus de temps à votre vie privée.