Aujourd’hui, Daniel Vauvillier, co-fondateur de l’association Cercle Historique du Rail Français nous a ouvert ses portes. Il partage avec nous l’histoire de son association et ses premiers mois d’aventure avec Pep’s Up.

Pouvez-vous présenter votre association, son histoire ainsi que ses activités ?

« Notre association, le Cercle Historique du Rail Français (CHRF), a été créée en 2010, ce qui nous fait onze années d’existence. Nous sommes des amateurs d’histoire ferroviaire, mais également de fervents chercheurs.

En effet nous étions plusieurs collectionneurs à disposer de documents et photographies relatifs à l’histoire ferroviaire notamment celle du XIXe siècle et du début du XXe. Tout cela représente un fonds assez considérable et nous avons décider de mettre nos collections en commun.

Ainsi, notre principal objectif est de publier des études technico-historiques se rapportant aux sujets ferroviaires, essentiellement orientés sur les locomotives, les wagons et les voitures voyageurs. Toutefois, nous traitons également les lignes, les gares, et tout ce qui se rapporte à l’histoire ferroviaire.

Au bout des six premiers mois, nous comptions environ 150 à 200 membres. Puis ce chiffre s’est accru au fil des années. Aujourd’hui nous enregistrons 545 membres dont une trentaine provenant de l’étranger (Européens, Américains et même un Japonais). »

Quel est le rôle que vous occupez au sein de l’association ?

« J’occupe le poste de Secrétaire Général tout en assurant les fonctions de direction générale au sein du Cercle Historique du Rail Français. Je coordonne les actions et lance des initiatives au sein de notre association. 

Quant à mon parcours, j’ai suivi une carrière militaire en France et à l’étranger pendant plus de 35 ans. Et durant les huit dernières années de ma vie active, j’étais Directeur de communication dans une société organisatrice de salons professionnels concernant l’industrie de haute technologie. Je suis à la retraite depuis 2016 » 

Aujourd’hui, vous êtes combien à gérer l’association ?

« Jusqu’à présent, nous étions trois à gérer l’association. Mais c’est insuffisant et nous avons choisi de passer à 5 tout en prenant la décision d’utiliser le logiciel Pep’s Up au début de septembre après avoir bénéficié de la version test durant le mois d’août. Cette transition nous permet de réorganiser la gestion à cinq et de mettre dans le coup les nouveaux membres du bureau. Nous travaillons tous sur Pep’s Up. Ceci dans le but d’être opérationnel et en pleine capacité d’ici janvier 2022. »

Le Covid-19 est toujours là, mais à son plafonnement, est-ce que votre association avait tout de même des activités ?

« Le Covid ne nous a pas vraiment impacté du fait que chez nous, tout se fait à distance. Les publications semestrielles sur papier et les monographies hors-série sont élaborées entièrement via Internet par les équipes d’auteurs. Les revues sont envoyées par courrier. Les gens reçoivent ainsi leurs publications à domicile et nous contactent depuis chez eux pour tout sujet.  

En revanche, un point négatif que nous déplorons est l’annulation des salons. Dans le cadre de tout ce qui tourne autour des amateurs de chemins de fer et de modèles ferroviaires, des expositions sont souvent organisées. Elles ont naturellement été toutes annulées à cause du Covid. Alors que c’est à travers ces salons que l’on peut se faire connaître, recruter de nouveaux adhérents et prendre de nouveaux contacts, nous nous sommes vus coupés de ces opportunités. »

Avant de songer à un logiciel de gestion associative, comment gériez-vous votre association ? 

« Auparavant, nous avons utilisé un fichier Excel avec tous ses outils, pour faire la comptabilité et pour suivre les membres. Pour communiquer avec nos membres, nous avons utilisé la version gratuite de MailChimp. Comme nous ne communiquons qu’entre 5 à 8 fois par an, ce qui n’est pas très important, la version gratuite nous convenait. 

Dès la première année, nous avons également lancé un site internet, qui a été complètement refondu à l’automne 2019. Nous pouvons dire que le site est de type institutionnel (corporate), c’est-à-dire qu’il présente l’ensemble de notre association et de nos activités. Et sans pour autant être une boutique, le site décrit également toutes les publications produites et les propose à la vente via des pages pratiques expliquant comment commander et acheter. 

Nous nous sommes rapidement rendu compte que notre fonctionnement était trop cloisonné. En effet, celui qui gérait le fichier Excel de compta et de contacts était tout seul, tout comme celui qui s’occupait du site internet et de MailChimp. Ainsi en cas de pépin, tout pouvait s’écrouler. Ce risque nous préoccupe depuis plusieurs années et il fallait bien sauter le pas.

De ce fait, cela fait un moment que nous pensons à un logiciel qui dispose de toutes les capacités pour remédier à cela. Mais en tant que bénévoles, nous n’avons pas beaucoup de temps pour s’occuper à la fois de la gestion, de la recherche d’un nouveau mode de gestion et de faire la transition d’un mode à l’autre. Tout cela apparaissant dévoreur de temps et d’énergie. Par conséquent, nous avons repoussé l’échéance. 

Et puis nous nous sommes convaincus qu’il fallait cesser de remettre à plus tard, question de sécurité et de résilience. Notre association est quand même assez solide avec de nombreuses personnes sérieuses qui s’investissent. Ce n’était pas la peine d’entretenir nous-mêmes les fragilités pour l’association. Par conséquent, nous avons activement recherché un logiciel.

Nous avons éliminé :

• Les logiciels monopostes,
• Les versions hors-ligne,
• Un autre logiciel intéressant, mais ne disposant pas d’un module pour la communication et qui sectionnait l’envoi des mails par lot de 10 et,
• Un logiciel très présent sur Internet s’intéressant à mon sens plus au marketing de sa propre entreprise qu’aux associations »

Selon vous, Pep’s Up parviendra-t-il à satisfaire vos différents besoins ?

« Comme cela ne fait que 4 mois que nous nous sommes lancés, nous sommes encore au tout début de notre collaboration donc je ne peux pas vous fournir exactement la réponse. Cependant, compte tenu de l’évaluation interne réalisée des modules que Pep’s Up propose, nous pensons que le logiciel va nous convenir. Les choses qui ne nous conviennent pas, nous pouvons vivre avec. »

Comment les membres de bureau appréhendent-ils ce nouveau système ?

« Les membres du bureau sont convaincus même si certains galèrent un peu en matière de nouvelle technologie. Ces derniers nécessitent alors un appui de la part de ceux plus à l’aise avec cette approche. Mais de manière générale, nous sommes très résolus quant au fait qu’il fallait vraiment faire cette transition.

Ce nouveau mode de gestion permet de travailler collectivement en ligne, même si chacun détient toujours sa part bien délimitée de responsabilité dans son domaine. Et un grand plus pour nous, c’est le fait que le responsable d’un domaine peut suppléer dans un autre domaine si le responsable de celui-ci n’est pas disponible. »

Est-ce que vous avez des critiques à apporter sur les services de Pep’s Up ?

« Pour le nom, je vais vous dire cela en rigolant un peu. Quand on arrive chez vous, on se retrouve dans les sodas et boissons sucrées, entre le Pepsi Cola et le Seven Up. C’est formidable ! Mais à mon avis cela ne vous sert pas vraiment. En tant qu’ancien Directeur de communication, je pense que ce n’est pas un atout, surtout vis-à-vis des gens comme nous qui sommes une association associant loisir et études scientifiques.

D’ailleurs, l’âge moyen de nos membres est d’environ 60 ans. Il existe ainsi un petit décalage entre l’état d’esprit plutôt traditionnel dans lequel nous agissons et le style Pep’s Up, mais rien de bien méchant. Cependant, tout ira bien si nous trouvons une solution pour que votre marque soit à la fois présente mais pas trop au risque de placer nos membres dans un environnement décalé par rapport à celui du CHRF.

Quant au module site internet, je vais vous donner mon avis en même temps en tant que Directeur de communication et responsable au sein du CHRF. Il est relativement correct. Bien évidemment d’autres améliorations peuvent être apportées pour obtenir beaucoup plus de fonctionnalités et de souplesse. En revanche, en ce qui nous concerne, il est en adéquation avec nos besoins parce que nous l’utiliserons uniquement au titre de la gestion administrative et la comptabilité, en l’adossant à notre site principal.

Au niveau des contacts, le principe des champs paramétrables et des filtres tel que j’ai pu le voir me semble satisfaisant, bien qu’on puisse améliorer l’exploitation du tableau avec quelques fonctionnalités classiques de présentation. Je viens de transférer la base adhérents sur Pep’s Up, opération toujours délicate. Cela s’est passé de façon très satisfaisante.

Le module d’adhésion est d’un grand intérêt, mais je pense qu’il n’a pas été suffisamment pensé pour les adhérents et les membres. Je lui trouve des aspects maladroits dans le déroulé du processus. Je ferai en temps utile des propositions d’améliorations au niveau de l’aspect communication de ce module (vocabulaire, textes explicatifs, fluidité des étapes …) pour le rendre vraiment confortable du côté utilisateur.

Le module communication nous convient, bien que les phrases introductives que l’on retrouve en tête des messages soit un peu surprenant. Côté évènements, nous n’en organisons pas vraiment. Ce module nous servira seulement à promouvoir des évènements dans lesquels nous serons présents, mais non organisateurs. Pour la comptabilité, je préfère ne pas trop en parler vu que je ne suis pas dans le coup, mais je sais qu’on fera avec car nous disposons dans l’association de personnes compétentes. Mais on attend plus dans un délai raisonnable.

La boutique est trop simple pour nos besoins. En particulier, elle ne prend pas bien compte des soucis de frais d’expédition en fonction du poids des revues que nous expédions. Par ailleurs, comme nos ventes sont peu nombreuses, nous ne sommes pas handicapés par une gestion traditionnelle. Nous n’utiliserons pas la boutique tant qu’elle ne présentera pas plus de fonctionnalités. »

C’est un peu tôt pour faire le bilan, mais est-ce que vous êtes confiant quant à votre avenir avec Pep’s Up ?

« Bien sûr, nous sommes confiants. Nous avons fait suffisamment de tests pour arriver à la conclusion que beaucoup de choses nous conviennent avec Pep’s Up. Et comme je vous l’ai dit, celles qui ne nous conviennent pas, nous pouvons les tolérer. Nous allons tout de même agir comme force de proposition, car nous apprécions que vous consultiez les associations clientes et que cela se traduit régulièrement par des mises à jour et des adaptations. Un aspect non négligeable qui a joué dans notre décision d’adopter votre logiciel.

Ainsi, nous pensons que les fonctionnalités qui ne sont pas idéales aujourd’hui pourront l’être demain. Bien sûr, toutes nos demandes et propositions ne pourront pas être prises, mais nous sommes persuadés que celles que nous ferons peuvent servir à la collectivité. »

Quelles sont les perspectives d’avenir de votre association à court terme, à moyen terme et à long terme ? 

« Notre perspective est de publier plus que ce que l’on fait déjà, donc solliciter plus d’auteurs sérieux et solides, d’autant plus que les études prennent du temps (un an, voire un an et demi). Tout en gardant notre statut d’indépendant, nous travaillons sur un adossement avec un éditeur professionnel du domaine de façon à unir nos forces. 

Nous sommes une association œuvrant sur un sujet de niche, peut-être qu’un jour nous atteindrons les 600 membres mais ce n’est pas un objectif en soi. Nous sommes très satisfaits de rallier 545 membres, un nombre qui étonne même parfois dans notre milieu. En effet, avec nos 11 années d’existence et la qualité de nos travaux, nous sommes reconnus dans notre secteur.

Nous ne faisons pas que de la publication, nous agissons pour la promotion de l’histoire ferroviaire, nous labélisons des livres, nous sommes sollicités par les régions et associations qui restaurent du vieux matériel ferroviaire pour des conseils techniques et historiques. Nous aidons également les personnes dans leurs recherches en mettant à leurs dispositions une solide documentation. Nous diffusons aussi des documents à travers une section particulière notre site principal, pour partager des connaissances poussées, notamment sur des moteurs WIKI nous appartenant que beaucoup de personnes consultent en ligne. » 

Avez-vous un dernier point à souligner ou un dernier message à transmettre ? 

« Les échanges que j’ai eus avec l’équipe et plus particulièrement avec Sylvain Combe, étaient très agréables et très prometteurs pour que nous allions plus loin dans cette aventure. »