L’association la Jeunesse de Croissy ne date pas d’hier et elle a réussi à traverser le temps grâce à la passion de ses membres. Julie Pairault nous raconte son histoire et la manière dont l’association est gérée.

Pouvez-vous vous présenter et présenter l’histoire de votre association ?

« Je suis Julie Pairault. C’est une association sportive et je suis la seule salariée au sein de l’administration. L’association existe depuis 1908, donc elle est ancienne et elle est pérenne. Elle a débuté sous forme de patronage avec un club de gymnastique, un club de théâtre et d’autres activités. Ce qu’on appelle, nous, les différents clubs : les sections, ont évolué.

Par exemple, la section Ping-pong qui est née dans les années ’70 et qui, finalement en 2014, a quitté la Jeunesse de Croissy pour prendre son indépendance.

Les sections peuvent bouger, mais la plus ancienne et celle qui est toujours là, c’est la section de gymnastique : de la gymnastique artistique et de la gymnastique détente (fitness).

Nous avons 5 autres sections aujourd’hui :

• Une section de Judo,
• Une section de Jiu Jitsu,
• Une section de Karaté,
• Une section d’Aqua-sports pour tout ce qui est natation et aquagym,
• Une section de Basket et une section d’athlétisme.

On a à peu près 2 000 adhérents. C’est une grosse structure avec 27 salariés à temps partiel, une centaine de bénévoles dans les différentes sections. Chaque section ne fonctionne pas de manière autonome parce que le budget est général, mais chacune peut avoir un bureau interne pour chaque section. Ça dépend également de l’importance de celle-ci.

L’idée de la Jeunesse de Croissy, c’est de permettre au plus grand nombre de profiter du sport, de prendre du plaisir dans la pratique du sport, d’appréhender toutes les valeurs véhiculées dans le sport, dont particulièrement la solidarité. C’est pour ça qu’on fait beaucoup d’appels à bénévolat, de manière constante puisque l’association ne fonctionne que grâce à l’engagement et à la générosité des adhérents. D’ailleurs, on a le comité directeur qui dirige l’association et qui est constitué uniquement de bénévoles.

On essaie vraiment de créer du lien intergénérationnel qui unit les différentes générations. La création du lien social aussi en faisant attention à ceux qui peuvent être en marge, donc on a des cours de gym adapté pour les personnes en situation de handicap. On projette aussi de faire des cours de natation adaptée. On a du judo et du handi-judo. On essaie aussi d’être attentif à ceux qui pourraient avoir de la difficulté financière pour que ce ne soit pas un frein pour la pratique du sport. »

En ce moment, par rapport à la crise sanitaire, avez-vous des activités en cours ?

« On a la chance d’avoir des activités en cours en extérieur. Tout le monde est un peu fatigué parce qu’on réagit au plus vite suivant les annonces gouvernementales et les mesures sanitaires qui sont à appliquer. Par exemple, il y a eu un confinement au mois de novembre où tout a été arrêté. Ensuite, l’athlétisme qui est uniquement en extérieur a pu reprendre, mais pas les adultes. Après, au 15 décembre, les activités ont pu reprendre en intérieur donc on remise le Judo, le Karaté… enfin tout a repris. Et puis finalement, le 23 janvier hop ! C’est re-arrêt. Là, on a toutes les activités qui ont repris, mais uniquement en extérieur.

On n’est pas propriétaire de nos installations sportives. Ce sont les mairies de Croissy-sur-Seine et de Chatou qui mettent à notre disposition des créneaux. Il faut alors demander à chaque fois ce qui est possible et on n’est pas non plus la seule association sportive. Donc, on s’adapte et il est vrai que durant la rentrée dernière en septembre, on a eu moins d’inscrits sur certaines sections, notamment tout ce qui est aquagym.

On a perdu des adhérents qu’on espère reprendre à la rentrée prochaine. »

Actuellement, vous êtes combien au sein de l’association ?

« Là, on est à 1800. On a perdu 200 membres. Ce qui est pas mal tout de même, mais ce n’est pas non plus dramatique. Sur l’athlétisme, on a explosé le compteur : on est à 265 alors que les années d’avant on était à 240. Tout le monde sort faire l’athlétisme parce que c’est vrai qu’il n’y a pas d’arrêt et puis ça se passe dehors, donc les gens se sentent rassurés. » 

Même si votre association ne date pas d’hier, comment les membres du bureau ont-ils géré leur association avant de croiser la route de Pep’s Up ?

« Chaque section avait un peu sa façon de gérer, par exemple, les inscriptions qui sont un gros travail dans un club sportif. Chaque section faisait un peu comme elle pouvait et comme elle voulait en faisant appel à des bénévoles avec des permanences d’inscription, etc. En tout cas, tout se faisait beaucoup sur papier avec du travail assez conséquent derrière sur la saisie pour avoir après des fichiers d’adhérents.

Les profs ou les bénévoles, suivant la section, saisissaient toutes les données sur fichier Excel. Ensuite, on exploite ça pour avoir une liste des e-mails… sachant qu’écrire des e-mails à la main pouvait conduire à de nombreuses erreurs. On se retrouvait avec de fausses adresses e-mail en quantité énorme et vraiment beaucoup de temps passés à ça, beaucoup de temps aussi passés à la saisie des chèques pour préparer leur remise en banque. Ça c’est plus moi qui m’en occupais et en fait, en début d’année, là où il y a le plus gros volume de paiement, moi je pouvais passer une semaine entière à ne faire que ça. C’est quand même 2 000 chèques à rentrer.

Il y avait donc beaucoup de temps passés sur des ‘choses pas très intéressantes’. C’était aussi gênant de mobiliser des bénévoles et pourtant ça s’est passé comme ça durant des années.

L’idée de passer par le numérique, et donc d’arriver jusqu’à Pep’s Up, c’était pour gagner du temps et aussi pour moderniser. »

Pourquoi avoir choisi Pep’s Up au lieu d’un autre logiciel de gestion associative ?

« C’est le responsable de l’Aqua-sport qui s’est penché sur le problème en essayant deux autres outils de gestion d’association. Comme Pep’s Up nous donnait un mois d’essai. On en avait parlé toutes les deux et effectivement celui qui correspondait le plus à ce qu’on recherche. D’autant plus qu’il y a un site internet généré, cela intéressait certaines sections parce que là aussi, les sections sont assez différentes. Certaines avaient la chance d’avoir dans leurs bénévoles des gens férues d’informatique et de faire un site internet… d’autres, non donc il y avait des sections qui n’avaient pas de site internet.

Puis après, on a découvert les autres fonctionnalités comme la création des évènements pour les stages. Il y a l’aspect comptable aussi qui enregistre les chèques au coup pour coup. Il y a le paiement en ligne qui est un gros plus aussi et qui fait gagner aussi beaucoup de temps. Même si pour les autres personnes, c’est un peu compliqué de changer les habitudes, petit à petit, on a de plus en plus de paiements via Stripe. En fait, on est obligé de faire en deux temps. Je pense que ce n’est pas propre à la Jeunesse de Croissy, c’est l’outil qui veut ça, c’est qu’on est obligés de valider les dossiers ce qui est logique. Après avoir validé les dossiers, les personnes doivent se connecter pour payer sur Stripe. C’est comme dans toutes les procédures, il y a des gens qui se perdent un peu comme on ne peut pas payer directement dès la création de la fiche d’inscription. En même temps, il faut bien que nous, on soit derrière pour valider les fiches d’inscription pour être sûr qu’on les accepte. »

Malgré ces quelques complications, est-ce qu’on peut dire que Pep’s Up a su solutionner vos anciens problèmes de gestion ?

« Oui, c’est un progrès énorme. Enorme parce que comme je vous le disais tout à l’heure, quand on saisissait les adresses e-mail, écrites à la main sur des formulaires papier avec les écritures qu’il fallait déchiffrer… Là au moins, on est sur ordinateur donc il n’y a plus ce problème. Pour la gestion des évènements, par exemple, pour chaque heure de gym les gens s’inscrivent en respectant les gestes barrières. Je ne m’occupe plus de rien puisque les gens s’y inscrivent et le prof peut aussi aller sur Pep’s Up pour accéder à la liste des gens qui seront là. C’est un gain de temps énorme. »

Quelles sont les critiques que vous aimeriez apporter par rapport aux services Pep’s Up ?

« Nous n’avons pas vraiment notre comptabilité sur Pep’s Up. En fait, tout ce qu’on rentre sur Pep’s Up, ce sont les paiements de cotisation et les paiements pour des stages. Il y a également la boutique qui n’est pas vraiment exploitée encore. On rentre sans arrêt de l’argent, mais on n’en sort pas sur la compta de Pep’s Up puisqu’on a une compta générale qui est indépendante de Pep’s Up. Ce qui fait que, par exemple, sur l’Aqua-sport qui est la section la plus ancienne qu’on ait mise sur Pep’s Up, l’argent s’accumule continuellement d’un exercice à un autre. Et en fait, quand on clôt les exercices comptables qui sont sur une saison sportive, et comme on n’a pas retiré d’argent, l’argent s’accumule. Donc sur l’exercice, on n’utilise pas de la comptabilité générale, on n’utilise Pep’s Up que pour l’argent des inscriptions et des stages.

L’autre problème qu’on a, et particulièrement cette année, c’est qu’on a eu quelques demandes de remboursement et on ne peut pas rentrer de demande de remboursement. On aimerait avoir cette fonctionnalité, sans pour autant supprimer l’adhérent.

Et l’autre aspect qui me gène, c’est entre le module contact et le module comptabilité. Il n’y a pas trop de liens. Si on sort un contact, qui est adhérent par exemple, on va avoir sur sa fiche qu’il a bien payé son inscription. Ce qui serait intéressant, c’est d’avoir une colonne du montant de l’inscription pour que ce soit complètement lié afin de savoir ‘qu’untel, qui est adhérent depuis un temps et qui va à tel cours, il a payé en 3 fois…’. Ca faisait un double exercices. »

Et pour finir ?

« C’est un bel outil ! Ils progressent et ils prennent en compte les remarques pour vraiment améliorer cet outil-là, donc c’est bien. On est quand même globalement très satisfaits. »