Généralement, la durée de validité de l’adhésion à une association dure généralement une année, surtout pour les associations à caractère éducatif et sportif. Dans le but d’assurer la poursuite des activités pour l’association, et afin d’éviter les désagréments du renouvellement pour le membre, il est important d’effectuer une préparation en amont du renouvellement des adhésions.
Les défis à faire face dans le renouvellement des adhésions
Gérer le renouvellement des adhésions est vu comme une tâche beaucoup plus ardue que la gestion des nouveaux adhérents. Avant le processus de renouvellement proprement dit, vous devez avant tout identifier les adhérents auxquels le contrat d’adhésion arrive bientôt à expiration.
A moins d’avoir un logiciel de gestion automatisée, vous allez devoir consacrer une grande partie de votre temps à revoir la liste de vos adhérents. Après avoir identifié les membres concernés par cette expiration, vous allez devoir les informer un par un, par rapport à la situation. Vous connaissez la suite : classification des nouveaux et anciens dossiers, gestion des paiements, renouvellement de la liste des membres, réadaptation des activités (puisque certains membres risquent de ne plus revenir) …
Que vous le vouliez ou non, même avec les meilleures stratégies, le processus peut être extrêmement chronophage. C’est pour cette raison que des milliers d’associations choisissent d’utiliser un logiciel de gestion associative comme Pep’s Up pour préparer convenablement le renouvellement des adhésions.
Qu’est-ce que ça implique d’utiliser Pep’s Up dans la préparation en amont du renouvellement des adhésions ?
Chez Pep’s Up, vous n’avez pas besoin de revoir toute la liste de vos adhérents pour connaître leur statut. Grâce au logiciel, il vous suffit de gérer le renouvellement des adhésions en ouvrant ou en fermant la campagne d’adhésion qui se trouve sur votre site internet et qui est visible par tous les visiteurs de ce dernier.
Vous pouvez personnaliser autant que vous voudrez le contenu du formulaire de renouvellement. Les membres feront ensuite le renouvellement si les nouvelles conditions leur sont convenables. Le jour suivant l’échéance de la validité de l’adhésion d’une personne, elle sera classée automatiquement comme « ancien adhérent » si elle ne parvient pas à renouveler son adhésion à temps. Dans le cas contraire, l’adhérent pourra poursuivre ses activités en toute tranquillité.
Comment rappeler cela aux membres concernés ?
Outre votre stratégie de communication habituelle, les membres de votre association seront notifiés automatiquement de vos actions par rapport à la campagne d’adhésion. Ces e-mails seront sélectifs puisque vous avez le choix entre notifier les gestionnaires et les membres à la fois, ou ne notifier qu’un seul groupe de personnes.
Le plus grand avantage de ce système de renouvellement est le fait que vous et les membres du bureau pourrez vous concentrer sur les aspects beaucoup plus importants de votre association. Pour faire court, en utilisant Pep’s Up, vous privilégiez le développement de votre association.
