C’est dans la base de données des membres qu’on doit retrouver toutes les informations fondamentales concernant les membres de son association. Il est donc essentiel que vos adhérents vous fournissent des informations exactes, mais surtout complètes. Pour vous aider à savoir lesquelles, nous vous avons préparé les cinq plus importantes d’entre elles.

1 – Nom, Prénom… : les grands classiques

Premièrement, vous allez bien évidemment commencer par récolter les premières informations d’identification de la personne. Généralement, ces informations concernent :

• Le nom
• Le prénom
• L’adresse
• …

Certaines associations, comme les associations sportives, ajouteront « la date de naissance » à la liste. 

2 – Les contacts

Les contacts font partie des informations que l’on juge minimes, et pourtant qui sont indispensables pour assurer la bonne gestion de votre association. Que ce soit pour transmettre de simples informations ou pour communiquer l’organisation d’un évènement important, une adresse email ou un numéro de téléphone direct aideront les membres du bureau à rester en contact avec les autres membres.

3 – Les qualités potentiellement bénéfiques à l’association

Chaque membre doit présenter une compétence qu’il jugera utile pour l’association. Généralement, aucune compétence n’est spécialement requise pour intégrer une association. Les membres rassemblent leurs atouts et leurs qualités personnelles pour faire progresser ensemble l’association. C’est pour cela que vous devez connaitre les valeurs de chacun et les inscrire parmi votre base de données. 

4 – Les informations parentales

Il est important de connaitre les parents des adhérents si vous gérez une association pour enfants. Cela est fait afin d’assurer la sécurité de l’enfant et d’avoir un contact rapide avec les parents en cas de problème. 

5 – Ses motivations

Bien que votre association et celle de nombreuses autres personnes soient libres d’accès, il est tout de même primordial de savoir les raisons qui ont poussé le nouveau membre à s’inscrire à votre association. C’est en quelque sorte une manière de « demander » si la personne est vraiment prête à s’engager dans les activités de l’association. 

Bonus : pourquoi la base de données des membres est-elle si importante ?

Les membres de votre association sont en constant changement. Il est donc important d’avoir une base de données fonctionnelle pour suivre cette évolution. Aussi, l’avantage d’avoir une base de données automatisée, comme celle que l’on propose chez Pep’s Up, c’est que les manipulations seront réduites. 

En deux temps, trois mouvements, vous obtiendrez toutes les dernières mises à jour concernant les membres de votre association. Vous avez même la possibilité d’importer directement la liste de vos contacts depuis votre fichier Excel vers votre base de données. Tous ces avantages et bien d’autres encore vous attendent chez Pep’s Up.