Si votre association existe depuis plusieurs années, les problèmes que nous allons citer dans les lignes qui vont suivre ne sont certainement pas nouveaux pour vous. Cet article va vous révéler les principaux problèmes liés à la gestion d’adhésion. Nous aimerions noter dès le début que ces problèmes sont liés à la gestion « classique » d’une association : avec l’utilisation minime des nouvelles technologies et des nouvelles formes de communication institutionnelle.   

Saturation des documents

Quand la rentrée associative approche, vous devez vous préparer à l’arrivée de centaines voire de milliers de nouveaux adhérents. À ce moment, les membres du bureau seront saturés et demanderont l’assistance des simples membres pour ne pas perdre le « rythme ». Les documents afflueront et les classer, un par un, demande beaucoup de temps (et d’énergie). Et même si l’association utilise des méthodes numérisées pour la validation des nouveaux adhérents, l’ajout de ces derniers dans la base de données des membres peut devenir un vrai challenge si vous n’utilisez pas des logiciels de gestion d’adhésion tels que Pep’s Up qui met à jour automatiquement votre base de données à chaque nouvel arrivant. 

Les risques d’oublis sont fréquents 

Outre la base de données que vous allez devoir mettre à jour, n’oubliez pas que les premières cotisations arriveront avec les nouveaux adhérents. À la base de données s’ajoute donc la comptabilité qu’il faut actualiser après l’arrivée des premières cotisations. À moins de s’organiser comme une vraie petite entreprise, les erreurs peuvent être fréquentes si l’association est côtoyée par de nombreux nouveaux adhérents. 

Du côté de l’adhérent, cela peut être frustrant de venir s’inscrire à votre association avec une pile de dossiers alors qu’il pourrait le faire tout simplement chez une autre association, en restant chez lui devant son PC. Que ce soit pour vous ou pour le futur adhérent, les files d’attente et les documents en papier ralentissent vos activités.

Moins de temps pour votre vie privée (et professionnelle)

Si vous ne choisissez pas les méthodes adéquates et ne léguez pas la gestion d’adhésion de votre association à un logiciel tel que Pep’s Up, vous allez devoir passer du temps excessif à la gérer. Ce qui est pire dans la situation, c’est que les autres membres du bureau seront obligés de se libérer de leur travail ou de leur activité personnels pour combler le vide. Ce qui entrainera une série de problèmes et des conséquences graves sur votre épanouissement et celui des autres, tant sur le plan associatif, le plan personnel que le plan professionnel.

Préparez-vous puisque la rentrée associative est proche. Si vous vous êtes trouvé dans le même problème l’année dernière, il est temps de rénover cette année et de profiter des offres dédiées à la gestion d’adhésion de Pep’s Up.