Réussir l’organisation d’événement associatif avec Pep’s Up

Maintenant que la phase d’adhésion à votre association est terminée, il est temps de s’occuper du calendrier annuel. Mettez enfin en place toutes vos idées pour le plus grand plaisir de vos membres.

Après vous avoir expliqué comment faciliter la gestion des encaissements de votre association, vous découvrez aujourd’hui comment gérer et organiser facilement les événements de celle-ci. Pour ceux qui n’auraient pas encore lu l’article, c’est par ici ! Selon le type de l’association, devoir gérer un ou plusieurs événements à venir peut rapidement se transformer en cauchemar, surtout si plusieurs personnes travaillent sur le projet. De plus, si vos membres tardent à répondre à vos invitations, cela se complique encore plus…

Dorénavant, il existe des solutions efficaces qui permettent de faciliter la gestion et l’organisation des événements de votre association, sans que vous n’ayez à y consacrer tout votre temps et votre énergie.

Les contraintes et difficultés de l’organisation traditionnelle d’un événement

En temps normal, sans passer par l’utilisation d’outils adéquats, organiser un événement au sein de votre association relève du parcours du combattant. Pour qu’il soit réussi, de nombreux paramètres entrent en jeu, comme :

  • La création et la publication de l’événement sur votre site internet ainsi que sur les réseaux sociaux principalement,
  • L’invitation des différents membres de l’association et le suivi des réponses de participation,
  • La gestion de la quantité d’inscriptions à l’événement, que vous devez parfois plafonner,
  • La gestion et l’encaissement d’un règlement éventuel pour la participation à cet événement.

Jusqu’ici, tout va bien. Oui, enfin presque… Dites-vous que tout cela représente une quantité de travail importante. En effet, si vous ne possédez pas de site internet ni aucuns réseaux sociaux, il va falloir parler de l’événement directement en face-à-face. Difficile de réunir tous les membres de l’association en même temps, donc encore plus de travail pour contacter chacun d’eux. Faire un email ? D’accord, mais il faut prendre le temps de l’écrire et de l’envoyer à tout le monde, à condition bien sûr qu’ils aient tous une adresse email…

 

De plus, vous devez sans cesse relancer vos membres pour obtenir une réponse et espérer pouvoir finir l’organisation avant le début de l’événement… Pire, vous pourriez même vous retrouver avec plus de participants que de places disponibles, cela risque de coincer !

 

Pour l’encaissement du « billet d’entrée », là non plus, inutile de croire que les participants vont se précipiter pour vous régler le montant dû.

Pourquoi utiliser Pep’s Up pour l’organisation de vos événements ?

Si vous voulez vraiment réduire votre temps de travail et améliorer efficacement la gestion de vos événements, l’outil Pep’s Up est la solution idéale pour votre association. En quelques clics seulement, vous pouvez publier votre événement avec la date, sa géolocalisation, des photos, et même le partager sur les réseaux sociaux.

Planifiez vos événements très simplement

Que vous ayez un événement de temps à autre ou que ce soit plusieurs fois par mois, la gestion de ceux-ci n’en est pas moins facilitée. Dédiez facilement une page de votre site internet à chaque événement que vous préparez. Postez-y toutes les informations utiles à vos membres puis invitez-les en un clic. Le calendrier est planifiable longtemps à l’avance, et même mieux, Pep’s Up s’occupe d’envoyer automatiquement les invitations à une date donnée.

Selon la nature de l’événement, invitez juste les membres qui sont concernés par celui-ci. Ces derniers seront alertés par une notification et pourront, s’ils le souhaitent, répondre directement dans l’espace membre. Suivez les statistiques de l’événement pour en avoir une vision globale en un clin d’œil. Ne courrez plus après les réponses manquantes.

Profitez d’une configuration avancée pour vos événements

Même si vous devez limiter le nombre de participants, Pep’s Up met en place automatiquement un plafond : les premiers membres inscrits seront les premiers servis. Si l’événement a déjà atteint son quota maximal, l’événement deviendra complet.

Dans le cadre d’un événement payant, sachez que vous avez la possibilité de gérer les encaissements très facilement. Une fois configuré, chaque membre pourra régler sa participation en un instant, soit en ligne, soit de manière classique en chèque, espèces ou virement bancaire (si vous avez accepté ces modes de paiement). Pour la question des invitations et du paiement des membres n’ayant pas de compte Pep’s Up, rassurez-vous, vous pouvez gérer manuellement les réponses via un tableau de suivi de l’événement. Il ne vous reste qu’à terminer les inscriptions auprès de ces membres.

Gérer votre vie associative tout au long de l’année

Une fois que vous avez validé toutes les étapes de l’organisation de vos événements ou que vous avez mis en place un calendrier associatif pour toute l’année à venir, il vous reste davantage de temps pour gérer les autres aspects de votre association. Passer plus de temps avec vos membres, par exemple. 

Grâce à Pep’s Up et aux outils de gestion qu’il intègre, vous pouvez gérer facilement tous les types d’événements de votre association : 

  • Stages de découverte, de perfectionnement…
  • Réunion administrative,
  • Assemblée générale,
  • Compétitions inter-membres ou inter-clubs
  • Fêtes,
  • Manifestation…

Bref, la liste n’est pas complète, mais peu importe puisque vous pouvez gérer aisément absolument n’importe quelle situation. Une fois de plus, avec Pep’s Up, vous vous facilitez la vie, car la gestion du planning d’une association, sur une année entière, ne s’improvise pas… Un minimum d’expérience et d’organisation est obligatoire, autant faire d’une pierre, deux coups !

Pep’s Up vous aide à gérer votre association

Voilà, maintenant que votre association a complété tous ses membres après la phase d’inscription et que vous savez comment gérer l’organisation de vos événements très facilement, vous avez toutes les cartes en main pour réussir votre rentrée associative à la perfection. Sachez tout de même que Pep’s Up permet de gérer tous les aspects de votre association, de la création de votre site internet jusqu’à la comptabilité, en passant par la gestion de vos membres et de toute la partie « vie associative ».

Si vous n’avez pas encore utilisé Pep’s Up, il est temps de l’essayer pendant 30 jours gratuitement. Un logiciel tout-en-un pour gérer de A à Z votre association. Une question, un doute ? N’hésitez pas à nous contacter, nous sommes réactifs et répondons à tous les messages !

Les nouveautés du mois Décembre 2019

Découvrez les nouveautés de Pep’s Up !

Depuis cet été, nous avons dû faire front au SCA (nouvelle norme européenne du paiement en ligne) et à la migration de notre infrastructure serveur. Les développements ont été bien ralenti mais voilà, la nouvelle version sort enfin avec une belle refonte du module de comptabilité qui va vous apporter plus d’efficacité dans les saisies de vos recettes / dépenses.

Une évolution prévue dans cette version (Plan comptable personnalisable) a été décalée à la version suivante afin de livrer les évolutions listées ci-dessous plus rapidement.

Cliquez ici pour retrouvez les nouveautés au menu de la version 1.26

Pep’s Up facilite la gestion des encaissements de votre association

Aujourd’hui, la gestion des encaissements demande une part importante et non-négligeable
de votre emploi du temps. Selon la taille de votre association, vous pouvez très rapidement
être débordé par la quantité de travail que cela représente. Devoir gérer plusieurs chèques
pour un même membre, et ce, pour des dizaines voire des centaines d’adhérents… Trier,
classifier et encaisser, autant de tâches à répétitions interminables qui méritent d’être allégées
grandement.


Dorénavant, il est désormais possible de traiter toutes vos démarches administratives
directement en ligne, que ce soit simplement pour de l’encaissement ou pour la gestion de
votre comptabilité.

La difficulté de gestion des chèques

Imaginez un instant, vos 300 membres qui viennent vous déposer 3 chèques chacun à
encaisser à des dates différentes, car vous leur avez proposé un paiement échelonné.
Quel est le souci, me direz-vous ? Dites vous bien qu’autant de chèques à la fois ne sont pas
forcément évidents à gérer. D’une part, vous devez faire attention pour les stocker en sécurité
– d’ailleurs, vous en avez la responsabilité légale – et d’autre part, vous devez multiplier
les trajets à la banque pour encaisser tous ces chèques. Encore une fois, cela va bien plus
loin qu’un simple encaissement, puisque vous devez aussi savoir exactement et à chaque
fois, quels chèques il faut déposer ainsi qu’à quelle date. Il ne faudrait pas que vous
encaissiez un chèque un mois avant la date d’encaissement prévue.
Il y a vraiment de quoi s’emmêler les pinceaux…
C’est exactement pour cette raison qu’il serait peut-être judicieux de proposer à vos adhérents
un vrai service complémentaire, utile et avantageux pour eux, comme pour vous : le paiement
en ligne !

Les avantages de Pep’s Up face aux chèques

Grâce aux performances de Pep’s Up, vous pouvez intégrer directement toutes les
fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre association. Un outil tout-en-un pour
vous permettre de vous focaliser sur d’autres aspects de votre développement :

  • l’adhésion en ligne
  • le paiement en ligne
  • la gestion simplifiée de votre comptabilité

L’adhésion en ligne automatisée

Créez facilement une base de données de vos membres, en ligne, et gérez très simplement les dossiers de ces derniers. Stocker de manière sécurisée leurs données, dans le respect de
la confidentialité.
Avec un formulaire d’inscription personnalisable, l’adhésion à votre association devient un
véritable jeu d’enfant. Le traitement des dossiers est réalisé entièrement en ligne pour avoir en
permanence le contrôle sur les personnes qui vous rejoignent.
Dites adieu aux dossiers au format papier, souvent incomplets et encombrants, et bonjour à la
facilité !

Le paiement en ligne sécurisé

Grâce à un module de suivi du paiement des cotisations, vous êtes assurés d’obtenir le
versement de celles-ci dans le délai imparti. Oubliez les centaines de chèques que vous avez
à traiter toute l’année, qui prennent tout votre temps, par le triage et l’encaissement de ceux-
ci. Vous êtes également sûr de recevoir un paiement authentique et non-frauduleux, comme
pourrait l’être un chèque. Un gain de temps et d’argent, à la finalité.
De plus, fini de courir après les chèques de règlement de vos produits ou événements
exceptionnels, tout est maintenant automatisé sur votre site internet.
Profitez d’un paiement 100 % sécurisé grâce à nos partenaires de confiance Paypal et Stripe.
La cerise sur le gâteau, le paiement en plusieurs fois est disponible pour vos adhérents, à
l’instar de ce que vous proposez déjà en plusieurs chèques. Une façon simplifiée de gérer les
nombreux chèques et les éventuels impayés.

Une gestion de comptabilité simplifiée

La plateforme Pep’s Up met à disposition tous les outils nécessaires pour vous permettre de
gérer correctement votre association de manière très simple et surtout rapidement. C’est
pourquoi, l’ensemble des paiements et cotisations que vous recevez de vos membres sont
automatiquement ajoutés aux dossiers de ces derniers. Aussi, ils sont notifiées directement
dans votre comptabilité interne. De cette manière, vous gagnez du temps pour la classification
et le traitement de chaque dossier.

Une plateforme de gestion en ligne : Pep’s Up

En quantité importante, les chèques peuvent devenir de véritables casse-tête pour la gestion
de votre organisation. Non seulement, vous perdez énormément de temps à vous occuper de
trier et encaisser plusieurs centaines de chèques à la banque, mais vous avez aussi les
nombreux trajets jusqu’à celle-ci.
De plus, l’organisation est facilitée face au traitement des chèques. Vous pouvez rester
confortablement installé chez vous, à la maison, pendant que d’autres galèrent avec leurs
chèques.

Simplifiez-vous la vie !

Oubliez les tracas de début d’année avec la multitude de tâches à entreprendre pour gérer et
organiser efficacement l’adhésion des nouveaux membres, ainsi que le renouvellement des
anciens. Utilisez Pep’s Up pour profiter d’un outil tout-en-un spécifiquement conçu et adapté à
tous les types d’associations.

Grâce au système de paiement en ligne, le traitement des dossiers et des paiements
traditionnel est dépassé. L’évolution informatique permet aujourd’hui de se faciliter la vie,
autant en bénéficier…

Pour tous renseignements complémentaires, n’hésitez pas à nous contacter ou commencez dès maintenant vos 30 jours d’essai gratuitement !

Les nouveautés du mois Août 2019

Découvrez les nouveautés de Pep’s Up !

Nous sommes heureux de vous annoncer la mise en ligne de la version 1.25 de Pep’s Up.

Nous avons dû décaler le développement de certaines fonctionnalités prévues dans cette version afin de préparer au mieux l’entrée en vigueur le 14 Septembre 2019 de la nouvelle directive Européenne DSP2 sur les paiements en ligne qui exigera l’utilisation de l’authentification forte du client, aussi appelée Strong Customer Authentication (SCA) pour la plupart des paiements en ligne réalisés par les clients européens dans le but de réduire la fraude. Plus d’infos

Cette version concerne donc principalement deux sujets : La mise en oeuvre de la directive DSP2 sur les paiements en ligne (SCA) et des évolutions qui vont permettre de simplifier la gestion des contacts et fluidifier les inscriptions.

Lire la suite

Les nouveautés du mois de Mai 2019

Découvrez les nouveautés de Pep’s Up !

Nous sommes heureux de vous annoncer la mise en ligne de la version 1.24 de Pep’s Up.

Cette version concerne principalement deux sujets : La mise en ligne de notre nouvelle plateforme « Communauté & Centre d’aide » pour mieux vous accompagner dans la prise en main du logiciel, et de belles évolutions sur la partie personnalisation du site internet.

Lire la suite

Les nouveautés du mois de Février 2019

Découvrez les nouveautés de Pep’s Up !

C’est avec quelques semaines de retard sur notre planning que nous vous livrons cette nouvelle version. La mise à disposition du paiement CB en plusieurs fois est accessible pour les associations utilisant Stripe. Une grosse amélioration des champs personnalisés et de l’adhésion en ligne va vous apporter plus de personnalisation dans ces deux modules.

La plateforme communautaire n’est pas loin d’être finalisée et nous devrions pouvoir la mettre à disposition très prochainement. Vous serez tenu informé de sa sortie officielle.

Lire la suite

Bonne année 2019 et toujours plein de Pep’s !

2018 fut dans la même lignée que 2017. Nous avons pu vous apporter 7 nouvelles versions avec dans les grandes lignes :

  • Les vidéos de formation
  • Ajout du Calendrier des événements sur le site de l’association
  • Mise en place des événements « ouverts » (sans invitations)
  • Adhésion en ligne : Créez un dossier d’adhésion à la place d’une personne
  • Module d’envoi des SMS
  • Mise en place du paiement des abonnements Pep’s Up avec Stripe
  • Refonte du module des dirigeants
  • Ajout de la gestion des adhésions à compter de la date d’inscription des adhérents.
  • Ajout la notion de devise monétaire
  • Ajout d’un commentaire dans les participations aux événements
  • La mise en oeuvre du RGPD
  • Notion plus fine de l’aspect Public / Privé des articles (actualités, événements, pages, albums photos, documents).
  • Ajout de la notion de « Brouillon » pour les articles (actualités, événements, pages, albums photos, documents).
  • Refonte du module de comptabilité et notamment des écritures comptables
  • Début de la mise en place du paiement CB en plusieurs fois
  • Téléchargement des factures directement en PDF
  • Partenariat avec le CDOS 13 (et leur site 13olympique.com)

La famille s’agrandit et nous sommes heureux de pouvoir travailler avec de plus en plus d’associations qui nous font confiance.

A chaque nouvelle étape, nous devons nous consolider pour continuer de vous fournir un service de qualité tout en vous apportant de nouvelles fonctionnalités qui répondent à vos attentes.

C’est dans ce sens que nous allons mettre en place une architecture technique encore plus robuste ainsi qu’un espace communautaire où vous pourrez retrouver toute l’aide que vous, vos membres du bureau ou vos adhérents auront besoin. Nous pourrons sûrement encore mieux interagir avec vos besoins au travers de ce nouvel espace.

2019 arrive à grands pas et toute l’équipe Pep’s Up vous souhaite une bonne et heureuse nouvelle année.
Que le bonheur et la santé soient au rendez-vous et que 2019 vous apporte tout le bien être que vous désirez.
Et bien sur, plein de Pep’s pour 2019 

Les nouveautés du mois de Décembre 2018

Découvrez les nouveautés de Pep’s Up !

Nous arrivons enfin à sortir cette version qui contient les bases du paiement CB en plusieurs fois que nous avons mis en place pour le paiement des abonnements à la plateforme. Brique technique nécessaire pour pouvoir le proposer à vos adhérents dans la prochaine version, cela a été un peu plus long que prévu. Nous avons profité de cette version « technique » pour apporter quelques améliorations comme le téléchargement des factures en PDF.

La plateforme communautaire va aussi voir le jour (gestion du support, des retours, des idées, de la documentation, etc…), vous serez tenu informé de sa sortie officielle.

Lire la suite

Les nouveautés du mois de Septembre 2018

Découvrez les nouveautés de Pep’s Up !

L’été fut studieux et nous en avons profité pour remettre à plat le module de comptabilité.

Sa conception initiale, très simple, avait ses limites et nous ne pouvions pas développer les évolutions attendues. Il était donc nécessaire de revoir tout cela et nous sommes très fier de pouvoir vous présenter cette refonte du module de comptabilité qui amène quelques nouveautés 🙂

Lire la suite