Réussir l’organisation d’événement associatif avec Pep’s Up

Maintenant que la phase d’adhésion à votre association est terminée, il est temps de s’occuper du calendrier annuel. Mettez enfin en place toutes vos idées pour le plus grand plaisir de vos membres.

Après vous avoir expliqué comment faciliter la gestion des encaissements de votre association, vous découvrez aujourd’hui comment gérer et organiser facilement les événements de celle-ci. Pour ceux qui n’auraient pas encore lu l’article, c’est par ici ! Selon le type de l’association, devoir gérer un ou plusieurs événements à venir peut rapidement se transformer en cauchemar, surtout si plusieurs personnes travaillent sur le projet. De plus, si vos membres tardent à répondre à vos invitations, cela se complique encore plus…

Dorénavant, il existe des solutions efficaces qui permettent de faciliter la gestion et l’organisation des événements de votre association, sans que vous n’ayez à y consacrer tout votre temps et votre énergie.

Les contraintes et difficultés de l’organisation traditionnelle d’un événement

En temps normal, sans passer par l’utilisation d’outils adéquats, organiser un événement au sein de votre association relève du parcours du combattant. Pour qu’il soit réussi, de nombreux paramètres entrent en jeu, comme :

  • La création et la publication de l’événement sur votre site internet ainsi que sur les réseaux sociaux principalement,
  • L’invitation des différents membres de l’association et le suivi des réponses de participation,
  • La gestion de la quantité d’inscriptions à l’événement, que vous devez parfois plafonner,
  • La gestion et l’encaissement d’un règlement éventuel pour la participation à cet événement.

Jusqu’ici, tout va bien. Oui, enfin presque… Dites-vous que tout cela représente une quantité de travail importante. En effet, si vous ne possédez pas de site internet ni aucuns réseaux sociaux, il va falloir parler de l’événement directement en face-à-face. Difficile de réunir tous les membres de l’association en même temps, donc encore plus de travail pour contacter chacun d’eux. Faire un email ? D’accord, mais il faut prendre le temps de l’écrire et de l’envoyer à tout le monde, à condition bien sûr qu’ils aient tous une adresse email…

 

De plus, vous devez sans cesse relancer vos membres pour obtenir une réponse et espérer pouvoir finir l’organisation avant le début de l’événement… Pire, vous pourriez même vous retrouver avec plus de participants que de places disponibles, cela risque de coincer !

 

Pour l’encaissement du « billet d’entrée », là non plus, inutile de croire que les participants vont se précipiter pour vous régler le montant dû.

Pourquoi utiliser Pep’s Up pour l’organisation de vos événements ?

Si vous voulez vraiment réduire votre temps de travail et améliorer efficacement la gestion de vos événements, l’outil Pep’s Up est la solution idéale pour votre association. En quelques clics seulement, vous pouvez publier votre événement avec la date, sa géolocalisation, des photos, et même le partager sur les réseaux sociaux.

Planifiez vos événements très simplement

Que vous ayez un événement de temps à autre ou que ce soit plusieurs fois par mois, la gestion de ceux-ci n’en est pas moins facilitée. Dédiez facilement une page de votre site internet à chaque événement que vous préparez. Postez-y toutes les informations utiles à vos membres puis invitez-les en un clic. Le calendrier est planifiable longtemps à l’avance, et même mieux, Pep’s Up s’occupe d’envoyer automatiquement les invitations à une date donnée.

Selon la nature de l’événement, invitez juste les membres qui sont concernés par celui-ci. Ces derniers seront alertés par une notification et pourront, s’ils le souhaitent, répondre directement dans l’espace membre. Suivez les statistiques de l’événement pour en avoir une vision globale en un clin d’œil. Ne courrez plus après les réponses manquantes.

Profitez d’une configuration avancée pour vos événements

Même si vous devez limiter le nombre de participants, Pep’s Up met en place automatiquement un plafond : les premiers membres inscrits seront les premiers servis. Si l’événement a déjà atteint son quota maximal, l’événement deviendra complet.

Dans le cadre d’un événement payant, sachez que vous avez la possibilité de gérer les encaissements très facilement. Une fois configuré, chaque membre pourra régler sa participation en un instant, soit en ligne, soit de manière classique en chèque, espèces ou virement bancaire (si vous avez accepté ces modes de paiement). Pour la question des invitations et du paiement des membres n’ayant pas de compte Pep’s Up, rassurez-vous, vous pouvez gérer manuellement les réponses via un tableau de suivi de l’événement. Il ne vous reste qu’à terminer les inscriptions auprès de ces membres.

Gérer votre vie associative tout au long de l’année

Une fois que vous avez validé toutes les étapes de l’organisation de vos événements ou que vous avez mis en place un calendrier associatif pour toute l’année à venir, il vous reste davantage de temps pour gérer les autres aspects de votre association. Passer plus de temps avec vos membres, par exemple. 

Grâce à Pep’s Up et aux outils de gestion qu’il intègre, vous pouvez gérer facilement tous les types d’événements de votre association : 

  • Stages de découverte, de perfectionnement…
  • Réunion administrative,
  • Assemblée générale,
  • Compétitions inter-membres ou inter-clubs
  • Fêtes,
  • Manifestation…

Bref, la liste n’est pas complète, mais peu importe puisque vous pouvez gérer aisément absolument n’importe quelle situation. Une fois de plus, avec Pep’s Up, vous vous facilitez la vie, car la gestion du planning d’une association, sur une année entière, ne s’improvise pas… Un minimum d’expérience et d’organisation est obligatoire, autant faire d’une pierre, deux coups !

Pep’s Up vous aide à gérer votre association

Voilà, maintenant que votre association a complété tous ses membres après la phase d’inscription et que vous savez comment gérer l’organisation de vos événements très facilement, vous avez toutes les cartes en main pour réussir votre rentrée associative à la perfection. Sachez tout de même que Pep’s Up permet de gérer tous les aspects de votre association, de la création de votre site internet jusqu’à la comptabilité, en passant par la gestion de vos membres et de toute la partie « vie associative ».

Si vous n’avez pas encore utilisé Pep’s Up, il est temps de l’essayer pendant 30 jours gratuitement. Un logiciel tout-en-un pour gérer de A à Z votre association. Une question, un doute ? N’hésitez pas à nous contacter, nous sommes réactifs et répondons à tous les messages !


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